Virtuele receptie

Gestroomlijnde communicatie? Dat kan! 

De Offitel virtuele receptie

Steeds meer bedrijven beslissen om hun (telefonische) receptie uit te besteden aan een externe leverancier. Dit is dé ideale oplossing, gezien deze externe partij altijd aanwezig is (in vergelijking met een receptioniste die regelmatig afwezig is wegens ziekte, verlof, enzovoort). 

De allerhande taken van een receptioniste (ontvangen en doorschakelen van gesprekken, openen van de deur, ontvangen van klanten, aannemen van boodschappen, enzovoort) kan immers perfect uitbesteed worden aan Offitel! 

Een online receptie

Dankzij onze online tool "virtuele receptie" beschikt Offitel over "real-time"-informatie over wie wanneer en waar aanwezig is, welk bezoek voor wie verwacht wordt, enzovoort. 

Met deze online toepassing wordt het volledige proces van interne en externe communicatie gestroomlijnd. Boodschappen komen automatisch terecht bij de juiste bestemmeling, die deze kan raadplegen via het web, mail en een handige gratis mobiele app. 

De Offitel virtuele receptie zorgt voor een gestructureerde flow van alle niet-schriftelijke communicatiestromen binnen een onderneming. Dit is in vele ondernemingen helaas maar al te vaak een ontbrekende schakel. 

De Offitel virtuele receptie lost dit probleem voor u op in een handomdraai. 

 

 

DAT MOET IK HEBBEN

UW VOORDELEN

  • U kan ongestoord verder werken.

  • Structureer uw communicatie, zowel intern als extern.

  • 7 op 7, 24 uur per dag, we zijn er altijd.

BEKIJK ALLE

Dankzij doorschakeling geen verloren contacten

Dankzij doorschakeling geen verloren contacten

Wat ooit begon als een tijdelijke permanentie om de afwezigheid door jaarlijks verlof op te vangen, is intussen uitgegroeid tot een structurele samenwerking... Mobisol, de leverancier van zonwering en raamdecoratie voor binnen- en buiten, schakelt tegenwoordig immers na kantooruren en tijdens het weekend de telefoon door naar het telesecretariaat van Offitel.

"Anders dan bij een antwoordapparaat, leidt nu iedere oproep van een klant of prospect tot een concreet en persoonlijk antwoord," zegt de tevreden zaakvoerder Robby Scheepers. Op de Rijksweg in Dilsen-Stokkem vind je de toonzaal en kantoren van Mobisol. "We verdelen alle mogelijke systemen voor zonwering, zowel voor buiten als binnen," vertelt Robby Scheepers. "Dat gaat van screens, luifels, rolluiken of terrasoverkappingen tot jaloezieën, lamellen, en rol- of vouwgordijnen. Daarenboven leveren we ook carports en garagepoorten. Een heel breed gamma dus."

Het succes van Mobisol is gebaseerd op de persoonlijke klantenservice. "In dat opzicht vind ik het heel belangrijk dat mensen die ons bellen niet tegen een antwoordapparaat moeten spreken. Een aantal van hen haakt nog liever in dan een boodschap achter te laten. Daarom neemt Offitel nu de telefoon op na sluitingstijd, en wordt iedere oproep dus klantvriendelijk en persoonlijk beantwoord."

Robby Scheepers: "Het is interessant dat Offitel ons vervolgens via e-mail een mooi overzichtje bezorgt van iedereen die heeft gebeld. Mensen die algemene inlichtingen willen, zoals de openingsuren van de toonzaal, moeten we zelf niet meer terugbellen. De anderen volgen we uiteraard zo snel mogelijk op. Onze contactpersonen waarderen dat enorm, en op die manier is de samenwerking met Offitel dus een goede investering."

Deel deze pagina

21 feb

2017

Tips voor een beter telefonisch onthaal!

Virtuele Receptie

Bekijk hier onze tips om je telefonisch onthaal te optimaliseren.

LEES MEER