07 november 2018

Vier tips voor professioneel tele-onthaal

Vier tips voor professioneel tele-onthaal

Vier tips voor professioneel tele-onthaal

Met de aanwezigheid van bedrijven op sociale media en sterk uitgebouwde websites lijkt het misschien niet zo, maar we bellen nog altijd graag naar een bedrijf. Hebben we een brandende vraag of willen we een afspraak vastleggen, dan grijpen we snel naar de telefoon.
Waarom? Omdat we persoonlijk en onmiddellijk geholpen willen worden. We willen weten en voelen dat we met een echte persoon aan het spreken zijn en dat we diens onverdeelde aandacht hebben.

Telefonisch klantencontact is dus erg belangrijk voor het bedrijf. Het is vaak het eerste persoonlijk contact dat klanten hebben met een bedrijf.
Daarom is het goed om te weten hoe je een binnenkomend telefoontje best aanpakt.
Wij zetten even de vier belangrijkste tips op een rijtje.

The name is Bond. James Bond

Het horen van de kiestoon zorgt er voor dat we ruimte hebben om even na te denken. Wanneer er opgenomen wordt moeten we onze aandacht er plotseling terug bijroepen en dat duurt even.
Als je de telefoon opneemt, hou hier dan rekening mee. Zorg dat je begroeting uit meerdere delen bestaat en dat je je eigen naam, want dat is het belangrijkste, pas later in je begroeting vermeld.
Waarom is je naam het belangrijkste? Omdat mensen bewust bellen naar een bedrijf, maar op voorhand nooit zeker weten wie zal opnemen. Door je naam later te vermelden ben je zeker dat de aandacht van de beller er volledig bij is en dus dat hij die gehoord heeft. Zo kan de beller ongestoord verifiëren of hij bij de juiste persoon is indien hij iemand specifiek wou bereiken.
Indien hij niemand specifiek wou bereiken kan de beller zo een naam bij de stem plaatsen, en dat maakt het telefoontje des te persoonlijker.

Denk blije gedachten

Tijdens een telefoongesprek kunnen we, al dan niet onbewust, het gevoel van de persoon aan de andere kant van de lijn opmerken aan de hand van hun stem. Dit heeft erg veel impact op onze ervaring van het telefoongesprek, en dus op ons eerste persoonlijke contact met het bedrijf.
Probeer dus altijd blij te zijn als je de telefoon opneemt. Hier mag je gerust een paar seconden aan besteden voor je de telefoon opneemt.

Niemand wacht graag

In de wacht geplaatst worden is vaak vervelend. We bellen omdat we snel geholpen willen worden en dus net niet willen wachten. Probeer daarom bellers zo weinig mogelijk in de wacht te plaatsen.
Moest je het dan toch niet kunnen vermijden, geef hen dan ook een reden en doe het vriendelijk. Wil iemand doorverbonden worden, zeg dan niet zomaar “wacht u even a.u.b., ik verbind u door” maar ga voor “Meneer/mevrouw X, mag ik u even in de wacht zetten? Dan verbind ik u door.”
Wanneer je iets intern moet navragen, doe dit dan zo snel mogelijk zodat de beller zo kort mogelijk in de wacht staat.

End with a bang

We onthouden onze ervaring op het einde van een telefoongesprek het meest. Is deze negatief, dan lijkt heel het telefoongesprek wel negatief – ook al was dat niet zo.
Rond een gesprek dus altijd positief af. Zijn er beslissingen of akkoorden gemaakt naar volgende acties, vat deze dan even samen. Ook al is het iets wat maar klein lijkt, zoals het sturen van een mail.
Vraag hen vervolgens of ze nog vragen of opmerkingen hebben en wens hen een fijne dag.

Neem contact op met Offitel

Je ziet, bij een goed telefoongesprek komt heel wat kijken. Je moet je aandacht er volledig bijhouden, denken aan hoe je het gesprek stuurt én de beller zo goed mogelijk te helpen. En tijdens het telefoongesprek heb je misschien wel iemand bij je zitten waarmee je in gesprek was of heb je nog een project of taak dat dringend afgewerkt moet worden.
Daarom besteden bedrijven hun tele-onthaal steeds vaker uit aan professionele klantenservices zoals Offitel. Al onze medewerkers volgen elke klant professioneel en persoonlijk op met een glimlach. Ze doen dit uit uw naam alsof ze bij u op kantoor zitten en u wordt op de hoogte gehouden via het web, e-mail en/of onze gratis app.

Wil je graag met ons samenwerken? Aarzel dan niet en neem contact met ons op. Je kan het contactformulier invullen, ons een mailtje sturen of gewoonweg bellen. Alle contactinformatie kan je hier vinden.