Snel psychologische bijstand nodig? Offitel schiet in actie!

Steeds meer bedrijven en organisaties beseffen dat hun mensen professionele psychologische hulp nodig hebben als er zich een ernstige emotionele gebeurtenis op het werk voordoet.
Opleidings-en adviesbureau Schouten & Nelissen roept hierbij de hulp in van Offitel. Schouten & Nelissen is een opleidings- en adviesbureau uit Mechelen dat als activiteit ook voor psychologische bijstand zorgt als er zich bij bedrijven een trauma heeft voorgedaan. “We schakelen een psycholoog in voor bijvoorbeeld werknemers van een bouwbedrijf die te maken krijgen met een ernstig ongeval van een collega, of voor veiligheidsmensen van een geldtransport die overvallen werden,” legt Heidi Deroover, coördinator Hulpverlening bij Schouten & Nelissen uit. “Het is in zo’n gevallen belangrijk om zo snel mogelijk iemand ter plaatse te hebben die professionele assistentie kan bieden. Vandaar dat wij Offitel inschakelen om buiten onze kantooruren de dispatching van onze psychologen te verzorgen. Meer concreet beschikt Offitel over een lijst van hulpverleners waar wij mee samenwerken. Als er dan ‘s nachts of in het weekend een oproep komt, kan Offitel de dichtsbijzijnde psycholoog contacteren om een interventie te doen.”
“De keuze voor Offitel is gebeurd nadat we ontevreden waren over ons vorige telesecretariaat,” zegt Heidi Deroover nog. “Ik ben dan op zoek gegaan naar een beter alternatief en ben op aanraden van een dokterspraktijk die al klant was, bij Offitel terechtgekomen. Vooral het feit dat zij al vertrouwd waren met oproepen in crisissituaties, heeft me over de streep gehaald. Het is op zo’n momenten namelijk belangrijk om kalm te blijven en juist te anticiperen. We zijn dus tevreden over hun dienstverlening,” besluit de coördinator.  

Aventure Parc Wavre. 

Waver is gekend voor het familiepark Walibi. Maar vlakbij is er nog een ander pretpark waar kinderen en hun ouders hun hart kunnen ophalen. Aventure Parc biedt meer doe-attracties aan. Maar als de rust is weergekeerd, wordt na sluitingstijd de telefoon beantwoord… in Genk!
Glijden langs death-rides, bungeejumpen, muurklimmen en tal van andere attracties vormen het hart van Aventure Parc in Waver. Voor jong en oud zijn er voldoende uitdagingen om een hele dag druk in de weer te zijn. Terwijl de medewerkers zich ontfermen om de gasten op het terrein, wordt de telefoon in het secretariaat regelmatig doorgeschakeld naar Offitel. “Zij nemen het van ons over als we zelf niet beschikbaar zijn,” vertelt directeur Manoël Visart. “Dat gebeurt ook in de periodes dat het park gesloten is, bijvoorbeeld tijdens de wintermaanden. Het grote voordeel van deze formule is dat onze bezoekers zich niet tot een antwoordapparaat moeten richten en meteen een levensechte stem aan de lijn krijgen. Dat vergroot de kwaliteit van onze dienstverlening. Een bijkomend pluspunt is dat de mensen bij Offitel in beide landstalen kunnen antwoorden, en iedereen dus goed kan geholpen worden.” Offitel bemant de telefoon voor Aventure Parc nu ongeveer 3 jaar. “We hebben na een grondig marktonderzoek voor Offitel gekozen omwille van de goede prijs-kwaliteitverhouding,” zegt Mr. Visart nog. “Af en toe moeten we nog enkele afspraken opnieuw afstemmen, maar in het algemeen zijn we tevreden.”

The Powershop rekent op Offitel !

The Powershop met hoofdkantoor in Tildonk, verhuurt stroomgroepen aan de industrie, particulieren en organisatoren van evenementen. In het uitzonderlijke geval dat er buiten de kantooruren iets misgaat, kunnen klanten via Offitel een technicus van The Powershop inschakelen om het euvel te herstellen.
Op locaties die moeilijk met het reguliere elektriciteitsnet te verbinden zijn, wordt bij The Powershop een generator gehuurd. Ook voor de back-up op belangrijke evenementen zorgt de beschikbaarheid van een stroomgroep voor een gerust gevoel in het geval er geen elektriciteit meer uit het stopcontact komt. “Omdat wij van onze klantenservice een prioriteit maken, willen we dat iedereen die ons belt direct en persoonlijk wordt verdergeholpen,” zegt Ann Verheecke, administratieve duizendpoot bij The Powershop. “Ook tijdens ons middagpauze, ‘s avonds en in het weekend moeten we permanent bereikbaar zijn. We schakelen op die momenten de telefoon door naar Offitel, waar men de gsm-nummers heeft van de mensen die onze permanentie verzorgen. Op die manier kunnen er ook technici langsgaan als blijkt dat één van onze toestellen niet naar behoren functioneert.” Ann Verheecke is tevreden over Offitel. “Ja, we werken nu al vele jaren samen, en tot dusver verloopt alles prima. Toen ik destijds via Google op zoek ging naar een partner voor onze permanentie, had ik na een korte vergelijking wel een vermoeden dat zij er als beste zouden uitkomen. En tot dusver hebben we ons de keuze voor Offitel dus nog niet beklaagd.”

Offitel zorgt voor gekoeld drinkwater

Nu de zon in deze tijd van het jaar al iets vaker komt piepen, neemt ook de behoefte toe aan een flinke slok gekoeld water. Kalimba zorgt al vele jaren bij bedrijven en instellingen voor watercoolers waaruit dit verfrissende water kan getapt worden. Als de nood het hoogst is, en Kalimba gesloten, springt Offitel bij om tijd de watervoorraden aan te vullen.

“Als onze kantoren gesloten zijn, hebben we toch graag dat onze telefoon persoonlijk wordt beantwoord,” zegt salesverantwoordelijke Peggy Frans van Kalimba. “Daarom schakelen we buiten de werkuren onze lijnen door naar Offitel. Maar ook tijdens de dag kan het gebeuren dat we bijvoorbeeld allemaal in vergadering of middagpauze zijn, en ook dan staan de mensen van Offitel paraat.”
Voor een bedrijf als Kalimba is het belangrijk om permanent bereikbaar te zijn. “Zeker naar de zomer toe, willen mensen graag heel snel geholpen worden als ze door hun watervoorraad heen zijn,” aldus nog Peggy Frans. Kalimba krijgt van Offitel iedere morgen een lijstje met de oproepen. “Dankzij het telesecretariaat weten we op elk ogenblik waar er tekorten of problemen zijn, en kunnen we de volgende ochtend al klanten bezoeken die de avond of nacht voordien gebeld hebben. Stel dat bijvoorbeeld de nachtpost opmerkt dat er geen water meer is, dan kunnen we ’s anderendaags al in actie schieten.”
Kalimba is heel tevreden met de service van Offitel: “We doen het al vele jaren op deze manier, en het werkt prima. De meeste klanten hebben zelfs niet door dat ze een telesecretariaat aan de lijn hebben. En dat is het beste bewijs dat Offitel zijn werk goed doet.”  

Vriendelijke meisjes inhuren via AAA en Offitel

All Assistance Agency (AAA) is al vele jaren het meest toonaangevende hostessenbureau van de regio. Meer dan 400 jonge dames en heren worden via AAA tewerkgesteld als promogirl (of promoboy natuurlijk) of als hospitality-medewerker. Een hele logistieke organisatie, waarbij Offitel geen overbodige luxe is.

“Ik heb het nooit anders geweten dat Offitel instaat voor onze telefonische permanentie,” zegt zaakvoerder Suzanne Gaens. “We bestaan nu 10,5 jaar en al die tijd wordt de telefoon na de kantooruren en in de weekends doorgeschakeld. In onze business kan dat ook moeilijk anders. Onze evenementen vinden vaak ’s avonds en in de weekends plaats, waardoor een goede telefonische bereikbaarheid onontbeerlijk is.” Dit geldt zowel voor de klanten als voor het personeel. “Wie veel met of voor ons werkt, heeft natuurlijk mijn gsm-nummer,” aldus nog Suzanne. “Maar ik ben zelf ook niet altijd bereikbaar, en de vaste lijn moet ook beantwoord worden. Als iemand van onze meisjes ziek valt, moet ik uiteraard direct een vervanger kunnen optrommelen. Die directe aanpak geldt ook voor onze klantenservice. Stel dat een klant graag een extra kracht wil inhuren, dan moeten wij dat zo snel mogelijk weten, weekend of niet. Dankzij de samenwerking met Offitel loopt dat gesmeerd!”  

Badkamer renoveren gebeurt nu automatisch!

Re-Bath in Aartselaar is een bedrijf dat gespecialiseerd is in het renoveren van badkamers, ventilatie en vochtbestrijding. Voor meer info of een afspraak bellen de klanten naar een 0800-nummer bij Offitel. “Een hele vooruitgang,” getuigt Seka Dobric van Re-Bath.

“We zochten naar een goede oplossing omdat de inkomende oproepen niet altijd gemakkelijk konden beantwoord worden,” legt Seka Dobric uit. “De vaste lijnen werden aanvankelijk doorverbonden naar ons mobiel toestel. Maar we zitten bijvoorbeeld vaak in de wagen, waar het moeilijk is om alle vragen te verstaan en te noteren. Vandaar dat we op zoek zijn gegaan naar een telesecretariaat.”
En dat werd Offitel. “Inderdaad. Op elke reclame van ons staat een gratis 0800-nummer dat rechtstreeks uitkomt bij Offitel. Mensen bellen meestal voor een afspraak met onze vakmensen. Vervolgens worden de gegevens netjes in een database gestopt en rechtstreeks doorgestuurd naar de verantwoordelijke in de regio van de klant. Op die manier verloopt het hele verkoopsproces dus haast automatisch. Dat werkt heel goed, we zijn tevreden. Soms gebeurt het wel eens dat er iets wordt vergeten of dat het computersysteem eventjes hapert, maar Offitel reageert dan direct en helpt de problemen uit de wereld.”  

Nieuwe klusjesdienst kiest voor Offitel !

Dos Manos is een klusjesdienst die voor bedrijven en particulieren alle mogelijke karweitjes opknapt. Om een klusjesman te boeken, bellen klanten naar Offitel, waar onmiddellijk een beschikbare Handige Harry wordt aangeduid om de klus te klaren.

“Een flexibele klusjesdienst is vooral nodig omdat vele klanten tevergeefs trachten om allerlei vakmannen of familieleden voor kleine werkjes te engageren,” zegt Raf Verjans, zaakvoerder van Dos Manos. “Vaak willen die mensen liever niet komen, en blijven de karweitjes bijgevolg liggen. Met ons bedrijf Dos Manos willen we daar een antwoord op bieden. Voorwaarde is wel dat de tijd tussen de aanvraag van de klant en de uitvoering van het werk heel kort is, en daar heb je natuurlijk een flexibele partner als Offitel voor nodig.

De dispatching van onze mensen is cruciaal.” Het principe is eenvoudig: “De call-agents van Offitel hebben toegang tot de agenda van onze klusjesmannen, inclusief hun specialisaties. Als een klant belt, bijvoorbeeld voor tuinonderhoud, verfwerken of het ophangen van verlichting, ziet Offitel meteen wie van onze mensen het best kan gestuurd worden.

Dat geldt ook voor bedrijven die bijvoorbeeld elke week iemand voor een hele dag nodig hebben. De mensen van Offitel stellen ook de juiste vragen over wat precies nodig is, zodat elke klant snel en professioneel geholpen kan worden.”

Meer info: 089 86 08 86 of www.dosmanos.be

"Dankzij doorschakeling geen verloren contacten"

Wat ooit begon als een tijdelijke permanentie om de afwezigheid door jaarlijks verlof op te vangen, is intussen uitgegroeid tot een structurele samenwerking... Mobisol, de leverancier van zonwering en raamdecoratie voor binnen- en buiten, schakelt tegenwoordig immers na kantooruren en tijdens het weekend de telefoon door naar het telesecretariaat van Offitel. "Anders dan bij een antwoordapparaat, leidt nu iedere oproep van een klant of prospect tot een concreet en persoonlijk antwoord," zegt de tevreden zaakvoerder Robby Scheepers. Op de Rijksweg in Dilsen-Stokkem vind je de toonzaal en kantoren van Mobisol. "We verdelen alle mogelijke systemen voor zonwering, zowel voor buiten als binnen," vertelt Robby Scheepers. "Dat gaat van screens, luifels, rolluiken of terrasoverkappingen tot jaloezieën, lamellen, en rol- of vouwgordijnen. Daarenboven leveren we ook carports en garagepoorten. Een heel breed gamma dus."

Het succes van Mobisol is gebaseerd op de persoonlijke klantenservice. "In dat opzicht vind ik het heel belangrijk dat mensen die ons bellen niet tegen een antwoordapparaat moeten spreken. Een aantal van hen haakt nog liever in dan een boodschap achter te laten. Daarom neemt Offitel nu de telefoon op na sluitingstijd, en wordt iedere oproep dus klantvriendelijk en persoonlijk beantwoord."

Robby Scheepers: "Het is interessant dat Offitel ons vervolgens via e-mail een mooi overzichtje bezorgt van iedereen die heeft gebeld. Mensen die algemene inlichtingen willen, zoals de openingsuren van de toonzaal, moeten we zelf niet meer terugbellen. De anderen volgen we uiteraard zo snel mogelijk op. Onze contactpersonen waarderen dat enorm, en op die manier is de samenwerking met Offitel dus een goede investering."

Singles en Offitel:

"Het klikte meteen tussen ons"

Singles is een bedrijf dat mensen samenbrengt die hun kennissenkring willen uitbreiden. Het onderhouden van zo'n uitgebreid netwerk vergt uiteraard een sterk communicatiebeleid. Zaakvoerder Christine vertelt niet zonder fierheid dat ze één van de eerste klanten van Offitel was. Bij Singles krijgen alleenstaanden de kans om spontaan nieuwe mensen te ontmoeten die net als zijzelf op zoek zijn naar een bredere vriendenkring. Christine startte haar zaak 15 jaar geleden op. Inmiddels beschikt ze over drie kantoren, meer bepaald in Leuven, Antwerpen en Gent. Organisatorisch komt daar nogal wat bij kijken, zo blijkt. "Ik ben inderdaad voortdurend op de baan, wat het onmogelijk maakt om altijd telefonisch bereikbaar te blijven. Om afspraken te maken voor kennismakingsgesprekken heb ik daarom een beroep gedaan op de diensten van Offitel. Het Offitel-team maakt in eerste instantie een profiel aan van de klanten. We richten ons op een hoger opgeleid publiek, zodat afspraken worden gemaakt op basis van de profilering. Bovendien kan je bij Offitel terecht voor de uitleg wie Singles is en waar het eigenlijk allemaal voor staat." Christine kan zich met de beste wil van de wereld niet meer herinneren hoe lang ze al met Offitel samenwerkt: "Al minstens dan 10 jaar, dat weet ik zeker! Ik herinner me dat ik één van de eerste klanten van Offitel was. Hoe ik jullie bedrijf heb gevonden? Heel eenvoudig, mijn klanten belden me van 's morgens tot 's avonds. Tijdens het weekend was het nog drukker, want 's zaterdag adverteerde ik in de kranten. Mensen lazen mijn advertentie en grepen meteen naar de telefoon. De zaken gingen dus goed, maar zelf had ik geen moment vrije tijd meer. Mits enig zoekwerk heb ik Offitel gevonden en jullie bleken de gedroomde oplossing voor mij in huis te hebben. Het klikte met andere woorden meteen tussen ons en dat is zo gebleven. Uiteraard zal ik ook in de toekomst met Offitel blijven samenwerken, gezien jullie dienstverlening heel wat werk van mijn schouders neemt," besluit ze enthousiast.

"Dag & nacht bereikbaar !" 

Longin Services heeft de industriële reiniging als kernactiviteit, maar biedt daarnaast ook een brede waaier van andere diensten aan. Klanten kunnen er terecht voor ontstoppingen, het reinigen van putten, enzovoort. Zaakvoerder Bert Longin: "Dat betekent dat we uiteraard dag en nacht bereikbaar moeten zijn voor zowel bedrijven als particulieren. Jaren geleden drong zich al de noodzaak op om de telefonische contacten buiten de kantooruren uit te besteden. We zijn toen met Offitel in zee gegaan en bevinden ons nog steeds in hetzelfde schuitje met dezelfde partner." Vanwege de uiteenlopende activiteiten heeft Longin Services behoefte aan een partner die meedenkt met het bedrijf. Bert Longin: "De structuur van ons bedrijf is niet zomaar op één, twee, drie te begrijpen. De man of de vrouw aan de telefoon moet daarom onmiddellijk naar de kern van de zaak gaan en dat kan niet zonder enige kennis van zaken. Daarom gaan we alleen met een partner in zee die ons door en door kent.

"Uitbreiding samenwerking" 

Alles wat teveel onder spanning staat, is gedoemd om te buigen of te barsten. Dat is zeker het geval met autoruiten. Autoglass Clinic weet er alles van, en heeft zich gespecialiseerd in de herstelling ervan. "En ook als de telefoon roodgloeiend staat, kan de spanning wel eens hoog oplopen, maar voor het tot een breuk komt, halen we dankzij de samenwerking met Offitel de druk van de ketel," vertelt Charline Leroi.

Eerst schetst ze kort de activiteiten van haar bedrijf: "We werken zowel voor particulieren als voor leasingen verzekeringsmaatschappijen, en dat betekent dat er zowel tijdens als buiten de kantooruren telefoontjes kunnen binnenlopen van klanten die een probleem hebben met hun autoruit. Tijdens de openingsuren beantwoorden de lijnen zelf, in de mate van het mogelijke. Vaak staan onze telefoonlijnen echter roodgloeiend en dan snelt Offitel ter hulp. We zijn met maar liefst 13 filialen aanwezig op de Belgische markt, en tijdens de kantooruren garandeert Offitel dat, in geval van een bezettoon, het binnenkomende gesprek doorverbonden wordt naar het verantwoordelijke filiaal. Voor en na de openingsuren worden er rapportjes opgemaakt die eveneens naar de filialen gezonden worden. Wij zorgen er vervolgens voor dat die oproepen zo snel mogelijk beantwoord worden." De keuze voor Offitel is voor hen evident. "Autoglass Clinic geniet in zijn sector een goede reputatie en we willen vanzelfsprekend dat dit zo blijft. Daarom is het belangrijk dat we met betrouwbare partners in zee gaan. We hebben overeenkomsten afgesloten met leasing- en verzekeringsmaatschappijen en die willen uiteraard dat alles vlot afgehandeld wordt en dat hun klanten tevreden zijn. De verhouding prijs-kwaliteit is een belangrijke factor in ons business model, maar daarnaast ook de snelheid waarmee een order op een professionele manier wordt afgewerkt. We zijn het met andere woorden aan onszelf verplicht om met de besten in de markt in zee te gaan."

Charline Leroi verwacht concreet dat een oproep van een klant op de eerste plaats professioneel én vriendelijk wordt beantwoord. "Daarnaast is uiteraard de efficiëntie erg belangrijk voor een bedrijf als het onze. Offitel helpt ons ervoor te zorgen dat onze klanten op hun wenken worden bediend. Snelheid is daarbij van cruciaal belang. Op dat vlak hebben we tot dusver geen enkele reden tot klagen, wel integendeel. Offitel heeft zich geprofileerd als een betrouwbare partner voor wie kwaliteit hoog in het vaandel staat." Autoglass Clinic werkt met een franchisesysteem, waarbij de diensten die het bedrijf niet zelf invult, uitbesteed worden aan externe professionals. Op die manier blijven de kwaliteitsgaranties intact voor iedere vestiging. Charline Leroi: "In de toekomst zal de samenwerking met Offitel zeker worden verdergezet, dat staat als een paal boven water. Bovendien overwegen we een uitbreiding van het contract. Tot dusver behelst dit alleen het inbound-aspect, maar ook voor de uitgaande gesprekken onderzoeken we momenteel de mogelijkheden. Concreet betekent dit dat we beroep op Offitel kunnen doen voor het onderhouden van de relaties met onze klanten. Ik denk daarbij bijvoorbeeld aan enquêtes over de mate waarin onze klanten tevreden zijn over onze dienstverlening. Kortom, er is nog heel wat mogelijk."   

Punctueel en klantvriendelijk !

Open VLD is een klant van Offitel die zijn tevredenheid over de samenwerking niet onder stoelen of banken steekt. Dat blijkt alleszins uit een gesprek met Fabienne Blavier, stafmedewerker van de Open VLD en tevens één van de centrale aanspreekpunten van de partij: "Offitel is ons op twee vlakken behulpzaam. Op de eerste plaats wordt tijdens de kantooruren de telefoon aan de receptie doorgeschakeld naar het callcenter van Offitel. Dat gebeurt automatisch wanneer we na drie ringtonen niet in de mogelijkheid zijn om op te nemen. Via een telefoontje of een mailtje worden we vervolgens op de hoogte gebracht van de oproep en zijn we dus in staat om snel een antwoord te bieden aan de beller. Ten tweede is buiten de kantooruren is het partijhoofdkwartier 7 dagen op 7 en 24 uur op 24 uur bereikbaar via het callcenter van Offitel. Op die manier wordt dus een snelle opvolging van iedere vraag of opmerking gegarandeerd." U vraagt zich misschien af wie 's avonds en 's nachts de medewerkers van Open VLD nodig heeft? Fabienne Blavier: "Je zou verschieten hoeveel oproepen we krijgen, zowel van partijleden, als van journalisten als van mensen die een afspraak met de voorzitter willen maken. Ook belangrijke mensen van andere partijen bellen naar ons secretariaat als ze één van onze politici willen spreken waarvan ze toevallig het nummer niet bij de hand hebben." Fabienne Blavier kan alleen maar tevreden zijn over de samenwerking met Offitel: "We kennen elkaar al geruime tijd. Wat ik in het geval van Offitel vooral op prijs stel, is het feit dat ze zeer punctueel en bovendien ook nog eens klantvriendelijk zijn. Bij wijze van spreken is niets teveel wanneer je aan de mensen van Offitel iets vraagt. Dergelijke dienstverlening stellen we ten zeerste op prijs, wat de basis is voor een langdurig partnership. Never change a winning team, zegt het spreekwoord."

Groene stroom passeert via Offitel.

Lampiris is een leverancier van groene stroom en aardgas, die vooralsnog niet zo bekend is in Vlaanderen. Gezien de sterk toenemende vraag naar milieuvriendelijke energie, zal daar echter snel verandering in komen. Als telefoniepartner heeft Lampiris gekozen voor Offitel, die weldra zo'n 1000 oproepen per week zullen moeten verwerken.

In de kantoren van Offitel hangt er wel vaker positieve energie in de lucht. Zeker als de telefoon rinkelt om nieuwe klanten aan te sluiten bij Lampiris, ‘the new kid on the block' voor de voorziening van groene stroom en aardgas. Wim Van Hoof, verantwoordelijk voor de klantendienst, legt uit wat Offitel voor hen moet doen: "We hebben 2 groene nummers, waarvan eentje dient om nieuwe klanten te verwelkomen. Offitel registreert de gegevens en wij zorgen voor de afhandeling. Het tweede nummer is een klassieke klantendienst, waarbij mensen terecht kunnen voor vragen of het doorgeven van hun verbruik. De call agents van Offitel hebben hier een intensieve opleiding voor gehad, aangezien zij in eerste lijn de opvang van onze klanten zullen doen. Zij beschikken over een online toepassing, waarin alle procedures, scenario's en FAQ's staan uitgelegd. Elke dag krijgen wij vervolgens een rapport van Offitel met alle mogelijke opmerkingen en vragen. Ons eigen callcenter fungeert als opvang van de tweede lijn."

Deze opdracht begon in april, en Lampiris kijkt heel tevreden terug op de vlekkeloze start. "We weten dat de kwaliteit bij andere telesecretariaten soms ver te zoeken is," aldus nog Wim Van Hoof. "We zijn dan ook erg kieskeurig geweest bij de selectie van onze leverancier. Met Captel in Franstalig België, en Offitel aan deze kant van de taalgrens, merken we meteen dat deze keuze ook loont."  

Offitel helpt bij recyclage gsm's en inktpatronen.

Wist je dat... er in ons land ieder jaar meer dan 6 miljoen toners en inkcartridges in de gewone vuilnisbak belanden? Dit terwijl de meerderheid van deze patronen gewoon door de industrie opnieuw kan klaargestoomd worden voor consumptie... De firma Brainscape uit Wijnegem doet iets aan deze gigantische belasting voor het milieu, en organiseert een ophaaldienst voor gebruikte gsm's, laptops, printers, cartridges, enzovoort. Offitel handelt het volledige telefoonverkeer af tussen de ophaalpunten en het hoofdkwartier van BrainScape.

Net zoals bij gebruikte batterijen, heeft BrainScape een speciale box in diverse formaten ontwikkeld, waarin oude gsm's, notebooks, computerschermen of inktpatronen kunnen verzameld worden. "Om u een idee te geven: per jaar halen we bij bedrijven, in scholen en instellingen zo 300.000 cartridges en 100.000 gsm's op," zegt Karel Wouters van BrainScape. "Wij verkopen die verder aan de industrie om de herbruikbare onderdelen te recycleren en opnieuw te verwerken tot consumptiegoederen. Ik moet u niet vertellen dat de belasting voor het milieu hierdoor gigantisch afneemt."

Hoe werkt het systeem? "Bedrijven en instellingen kunnen lege dozen plaatsen op een eigen inzamelpunt," aldus nog Karel Wouters. "Op 3 jaar tijd hebben we er zo'n 4500 mogen verwelkomen. De gebruikers deponeren er hun afgedankte toestellen en materialen. Als de doos vol is, wordt Offitel verwittigd en kan de ophaaldienst aan het werk worden gezet. De call agents van Offitel kunnen ook op onze website om mogelijke opmerkingen te noteren."

Brainscape is heel tevreden over de samenwerking met Offitel. "Prijs-kwaliteit leveren zij het beste wat we op de markt hebben gevonden. Men doet ook wat er beloofd wordt, en dat maakt een partnership op lange termijn mogelijk. Doordat ons bedrijf een dienst aanbiedt die het milieu ten goede komt, en bovendien elk jaar een belangrijke inspanning doet door een deel van winst te laten terugvloeien naar Artsen Zonder Grenzen, zijn we het aan onszelf verplicht om te kiezen voor een integere en kwaliteitsvolle leverancier. Die hebben we met Offitel zeker gevonden."  

"Offitel registreert prestaties van onze medewerkers"

UCC, de afkorting van Universal Cleaning Company, is een snel groeiend schoonmaakbedrijf dat bij tal van bedrijven de kantoren, computers, gordijnen, werkplaatsen of zelfs de gevels gaat reinigen. Om de klanten zekerheid te geven over de gepresteerde uren, bellen de werknemers van UCC bij de start en het einde van hun opdracht naar Offitel. "Zo staan de uren netjes geregistreerd, en verloopt de facturatie altijd vlekkeloos," legt zaakvoerder Spiro Katsoulis uit.

"Een heel handig systeem, dat we samen met Offitel bedacht hebben. De klanten kunnen dus perfect nagaan of de gefactureerde tijd overeenkomt met de werkelijk gepresteerde uren. En dat loopt ideaal, want we hebben hier nooit discussie over."

De ontwikkeling van deze nieuwe dienst vloeit voort uit een samenwerking die al sinds 1999 tussen UCC en Offitel werd opgestart. "We waren toen op zoek naar een telesecretariaat dat na de kantooruren onze oproepen persoonlijk kon beantwoorden," aldus nog de zaakvoerder. "Onze mensen zijn namelijk vaak actief buiten de klassieke uren, en ook voor de bedrijven willen we permanent bereikbaar zijn. Dat laat ons toe om snel te reageren, en dat is meteen één van onze sterkste troeven."

Gezien de jarenlange samenwerking, mag UCC zeker tot de trouwe klanten van Offitel worden gerekend. "We hebben dan ook geen enkele reden tot klagen. Integendeel, de professionele aanpak van de medewerkers is zeer goed. Ik krijg zeer goede reactie van klanten die buiten onze uren bellen, en ook de snelle service en de feedback lopen zeer goed."

"Altijd bereikbaar zijn is van onschatbare waarde"

Net als de Belgische Wijnbeurs moet de firma Singles één van de allereerste klanten bij Offitel zijn geweest. Dit organisatiebureau voor vrijgezellen is sindsdien onafgebroken beroep blijven doen op het Genkse ‘contactcenter'. Zaakvoerder Christine Delbeke is dan ook heel tevreden: "In mijn branche is de permanente bereikbaarheid een must, en die garantie kan je alleen bieden met de hulp van een betrouwbaar team van call agents."

Singles organiseert in het hele land leuke activiteiten voor vrijgezellen. Cultuur, natuur, sport,... alle gelegenheden zijn goed om singles samen te brengen en zo op een spontane manier de vonken onder de deelnemers te laten overslaan. "Uiteraard vinden vele activiteiten 's avonds en in het weekend plaats," zegt Christine Delbeke. "Mensen bellen voortdurend om het aanvangsuur of de locatie te checken. Op zo'n momenten ben je uiteraard blij dat Offitel paraat staat om alle inlichtingen te verstrekken. Het zou gewoon onmogelijk zijn om al die oproepen persoonlijk aan te nemen... "

Offitel springt ook ter hulp voor de permanentie tijdens kantooruren. "We hebben kantoren in diverse regio's. We merken dan ook dat mensen sneller geneigd zijn te bellen naar een nummer in hun eigen telefoonzone. Maar we kunnen alle regionale nummers niet permanent bemannen en schakelen dus af en toe door naar Offitel. Zo kunnen de bellers toch altijd terecht op een vertrouwd nummer."

Singles is dus erg opgetogen over de samenwerking met Offitel. "Het enige nadeel van zoveel jaren klant te zijn, is dat de mensen bij Offitel na verloop van tijd intern doorgroeien, en we dus af en toe nieuwe mensen moeten briefen. Maar ook die hebben ze onze werkwijze vrij snel onder de knie, en dan zitten we weer safe voor langere tijd," besluit Christine Delbeke.

"Offitel zorgt voor muziek bij romantisch dineetje"

Tunify, tot voor kort Aristo Music, is een jong en innovatief bedrijf uit Lummen dat op enkele jaren tijd een ijzersterke reputatie heeft opgebouwd als specialist in het ontwikkelen en leveren van muziek-computers voor de horeca en andere bedrijven. Omdat Tunify overstelpt wordt met vele telefonische oproepen, doet de onderneming sinds kort een beroep op de diensten van Offitel.
Benito Stans, zaakvoerder van Tunify, licht de klantenrelatie met het Genkse call center toe: "Wij hebben twee maanden geleden Offitel ingeschakeld om onze inboundgesprekken te verzorgen. Zelf werden we hierdoor teveel belast, zodat ons gewone werk wel eens bleef liggen. Dat kan natuurlijk niet, zeker nu we bezig zijn met een project om muziek ‘contextgericht' aan te bieden. Dit betekent dat ons audiosysteem, tijdens een romantisch etentje in een restaurant, de meest geschikte achtergrondmuziek zal kiezen.
En wat doet Offitel nu voor Tunify? "Wel, in eerste instantie verzorgt Offitel de receptie. Klanten krijgen dus automatisch de telefonisten van Offitel aan de lijn, die hun vragen op een professionele manier beantwoorden. In tweede instantie staat Offitel in voor ‘eerstelijns-support', om kleine technische storingen bij de klant op te lossen. Wanneer het om een meer complexe storing gaat, verbindt Offitel de klant door met onze technische dienst. Aangezien de samenwerking met Offitel op rolletjes verloopt, is onze doelstelling dan ook om hen in de toekomst in te schakelen voor andere activiteiten."

"Offitel kan meepraten over al onze Italiaanse specialiteiten"

Eurofresh is een dynamisch bedrijf uit Bocholt dat gespecialiseerd is in het verzorgen van overheerlijke gerechten en delicatessen. Eurofresh werkt ‘just in time' en krijgt daarbij alle nodige ondersteuning van Offitel.
Eurofresh biedt een divers gamma van gerechten en delicatessen aan: van olijven, over tapenades, groenteschotels, tot rijst- en pastagerechten. "Omdat we in de voedingssector actief zijn, is het belangrijk dat we ‘just in time' werken," stelt zaakvoerder Hennie Wils van Eurofresh. "Er mogen maximum twee dagen zitten tussen de bestelling van de klant en de levering. Al sinds het einde van de jaren negentig schakelen wij Offitel in om de bestellingen professioneel af te handelen. Wanneer al onze eigen telefoonlijnen van het bedrijf bezet zijn, schakelt de telefoon na de tweede toon automatisch door naar Offitel. De medewerkers van Offitel nemen de bestellingen van onze klanten aan, en spelen ze vervolgens aan ons door. In een volgende fase geeft Offitel deze bestelling via het internet rechtstreeks in op ons systeem. Die manier van werken bespaart ons heel wat tijd, en we hoeven op piekmomenten geen extra secretaresse meer in te zetten." Hennie Wils is dus ‘content' over zijn telefoniepartner. "Offitel voert zijn taken uitstekend uit en dit zeven dagen op zeven, van zes uur 's morgens tot tien uur 's avonds. Offitel is in al die jaren met ons bedrijf meegegroeid en weet dan ook perfect hoe de klanten te benaderen. Onze bedrijfscatalogus bevat 25.000 referenties en daarom vind ik ook belangrijk dat de telefonisten een beetje op de hoogte zijn van onze producten. De telefonisten van Offitel kunnen bijvoorbeeld over alle Italiaanse specialiteiten meepraten, wat mij uiteraard tevreden stemt," aldus nog Hennie Wils.

"Op deze manier sparen we een secretaresse uit"

Lasertechniek nv is een dynamisch bedrijf uit Opglabbeek dat zich toelegt op de productie en verkoop van diverse laserapparaten en de uitvoering van talrijke lasertoepassingen. Om de personeelskosten binnen de perken te houden, schakelt Lasertechniek de telefoon zeer regelmatig door naar Offitel in plaats van iemand permanent aanwezig te houden.
Stichter en zaakvoerder Michiel Mirandolle van Lasertechniek: "Voor het uitvoeren van al deze activiteiten zijn we niet veel op kantoor aanwezig. Omdat we het persoonlijke contact met iedereen die ons belt belangrijk vinden, schakelen voor de permanentie Offitel in. Op die manier sparen we in feite een secretaresse uit, en kunnen wij ons zonder zorgen focussen op onze core-business."