Getuigenissen

Onze klanten kunnen het beter als ons verwoorden.

Categorie

Vriendelijke aanpak

Vriendelijke aanpak

Mijn patiënten kunnen hun afspraken zelf boeken in mijn online agenda, of ze bellen om een afspraak in te geven. In dat laatste geval worden ze doorgeschakeld naar het callcenter van Offitel. Ik kan in alle rust doorwerken, dat is het grote voordeel van het telesecretariaat.

Offitel kan trouwens goed inschatten welke oproepen dringend zijn en welke niet. Bij twijfel wordt terug doorgeschakeld naar mij. Mijn patiënten zijn heel tevreden over de vriendelijke aanpak en ik ben ook erg opgetogen over de samenwerking.

 

Dr. Vanderborght

Ticketmatic

Ticketmatic

Ticketing is tegenwoordig een competitieve sector. Wie kaartjes voor een evenement wil verkopen, is dan ook verplicht om klanten snel, veilig en goedkoop van dienst te zijn. Ticketmatic doet dat met veel succes, en laat zich daarbij assisteren door de dienst ‘inbound' van Offitel.

"Wij werken al een aantal jaren met Offitel," vertelt Erik Lesire van Ticketmatic "We zijn gestart met het telefonische onthaal uit te besteden, waarbij Offitel de lijnen doorverbindt naar de juiste persoon binnen ons bedrijf. Op basis van die goede ervaringen hebben we ook voor andere diensten een samenwerking opgezet, zoals de ticketverkoop van evenementen." In dat opzicht is Ticketmatic anders dan de klassieke kaartjesverdelers. "Inderdaad, we hebben een verkoopmodel ontwikkeld, waarbij de organisatoren zelf de tickets aanbieden," legt Erik Lesire uit. "Wij regelen alles, maar blijven helemaal op de achtergrond. Het komt erop neer dat de bezoekers hun kaartjes via internet bestellen bij de organisatoren, zoals de Boekenbeurs of Circuit Zolder, en dan thuis zelf hun ticket met barcode kunnen afprinten. Er moeten dus geen tickets worden opgestuurd of afgehaald, wat sneller, veiliger en goedkoper is. Aanvullend op dit systeem, kunnen de klanten ook nog telefonisch reserveren, en dat gaat via Offitel. Het is zelfs mogelijk dat Offitel een e-mail stuurt, waarin de tickets met barcode staan, zodat ze eenvoudig kunnen geprint worden."

Ticketmatic wil dit systeem nog verder verfijnen, en werkt momenteel aan extra toepassingen en nog betere software. En dat ook Offitel hierin een rol zal blijven spelen, is overduidelijk!

Offitel belt met de dokters van wacht

Offitel belt met de dokters van wacht

Prometheus, de huisartsenvereniging van de gemeenten Genk, As, Opoeteren en Opglabbeek, heeft een overeenkomst gesloten met Offitel om de telefonische permanentie tijdens de weekends te verzorgen.

Wie in het weekend 's nachts ziek wordt, houdt meestal zijn hart vast om zo snel mogelijk door een dokter van wacht geholpen te worden. In grote gemeenten vergt het kluwen van de diverse oproepen en het doorverbinden naar de dokters van wacht heel wat organisatie. Vandaar dat Offitel hierbij een handje toesteekt. "De vier gemeenten van Prometheus hebben twee wachtkringen: één voor Genk en de andere voor de overige gemeenten," vertelt dokter Johan Jespers, voorzitter van Prometheus en verantwoordelijke voor de wachtkring Genk. "In dit gebied wonen zo'n 65 dokters. In de nacht van vrijdag, zaterdag en zondag is er telkens één arts die van wacht is, en overdag zijn nog eens 3 artsen die stand by moeten zijn. Offitel belt hen elke vrijdagmorgen op, om zeker te zijn dat iedereen weet wat hem in het weekend te wachten staat.  Daarnaast komen patiënten die ons 0903-nummer bellen terecht bij Offitel. Dit is het contactcentrum dat patiënten informatie geeft over de dokters en apothekers van dienst. Ook als zij een huisbezoek wensen, verbindt Offitel de patiënten door met de zittende of rijdende dokter van wacht. Deze vorm van communicatie verloopt zeer goed, zodat we iedereen maximaal kunnen helpen," besluit dokter Jespers.

Een betere structuur en minder fouten

Een betere structuur en minder fouten

Door mijn partnership met Offitel verloopt mijn werk gestructureerder. Er is minder kans dat ik dingen vergeet. Vooral als ik op huisbezoek ben is het telesecretariaat van goudwaarde, want dan word ik niet graag gestoord. 

Een eigen secretaresse zou te duur zijn, plus we hebben er geen plaats voor in onze duopraktijk. Sinds enkele jaren kunnen de patiënten ook zelf afspraken boeken. Dat elektronisch agendabeheer loopt zodanig goed dat we nu enkel nog op afspraak werken. Ik ben een tevreden gebruiker. Zelfs als er een een foutje gebeurt bij Offitel, blijft de dienstverlening van een hoog niveau: de fout wordt opgespoord en meteen rechtgezet. Offitel neemt mij en mijn patiënten aux sérieux.

 

Dr. Corty

Huizen verkopen met Offitel als tussenstation

Huizen verkopen met Offitel als tussenstation

ERA, het samenwerkingsverband van kwaliteitsmakelaars in residentieel vastgoed, is ondertussen al tien jaar actief op de Belgische markt. Zowel voor hun telesecretariaat als de telemarketing, schakelt Era de diensten van Offitel in.

 "Offitel verzorgt niet alleen de telefonische permanentie van Era Belgium, de franchise-organisatie en hoofdzetel van alle immobiliënkantoren," vertelt algemeen directeur Ian Cook, "Het is tevens onze toeverlaat voor het telesecretariaat van verschillende Belgische Era-kantoren. Daarnaast worden klanten die inlichtingen wensen over een woning of project altijd verzocht om naar ons 0800-nummer te bellen, en ook dat nummer wordt door Offitel bediend. Ten slotte verzorgt Offitel ook onze outboundactiviteiten. Concreet betekent dit dat zij bij de klanten van onze makelaars telefonische enquêtes uitvoeren over de tevredenheid van de dienstverlening. Over de diensten van Offitel ben ik alvast in mijn nopjes, want de opvang gebeurt correct en vlot," besluit Ian Cook.

 

ERA

 

Groene stroom passeert via Offitel

Groene stroom passeert via Offitel

Lampiris is een leverancier van groene stroom en aardgas, die vooralsnog niet zo bekend is in Vlaanderen. Gezien de sterk toenemende vraag naar milieuvriendelijke energie, zal daar echter snel verandering in komen. Als telefoniepartner heeft Lampiris gekozen voor Offitel, die weldra zo'n 1000 oproepen per week zullen moeten verwerken.

In de kantoren van Offitel hangt er wel vaker positieve energie in de lucht. Zeker als de telefoon rinkelt om nieuwe klanten aan te sluiten bij Lampiris, ‘the new kid on the block' voor de voorziening van groene stroom en aardgas. Wim Van Hoof, verantwoordelijk voor de klantendienst, legt uit wat Offitel voor hen moet doen: "We hebben 2 groene nummers, waarvan eentje dient om nieuwe klanten te verwelkomen. Offitel registreert de gegevens en wij zorgen voor de afhandeling. Het tweede nummer is een klassieke klantendienst, waarbij mensen terecht kunnen voor vragen of het doorgeven van hun verbruik. De call agents van Offitel hebben hier een intensieve opleiding voor gehad, aangezien zij in eerste lijn de opvang van onze klanten zullen doen. Zij beschikken over een online toepassing, waarin alle procedures, scenario's en FAQ's staan uitgelegd. Elke dag krijgen wij vervolgens een rapport van Offitel met alle mogelijke opmerkingen en vragen. Ons eigen callcenter fungeert als opvang van de tweede lijn."

Deze opdracht begon in april, en Lampiris kijkt heel tevreden terug op de vlekkeloze start. "We weten dat de kwaliteit bij andere telesecretariaten soms ver te zoeken is," aldus nog Wim Van Hoof. "We zijn dan ook erg kieskeurig geweest bij de selectie van onze leverancier. Met Captel in Franstalig België, en Offitel aan deze kant van de taalgrens, merken we meteen dat deze keuze ook loont."

Einde telefoonterreur

Einde telefoonterreur

Na meer dan dertig jaar in het vak begon ik met tegenzin naar het werk te gaan. Als de telefoon niet ging was het niet goed, maar als hij wel rinkelde ging het ook niet. Ik kon moeilijk neen zeggen en boekte te veel patiënten ‘eventjes tussendoor’. 

Mijn agenda was een totale chaos. Offitel heeft een einde gemaakt aan die telefoonterreur. Offitel neemt mijn telefoon op en boekt de afspraken. Ik ben nu meer bereikbaar dan vroeger en ga opnieuw fluitend naar het werk.

 

Tandarts Frank Pardoen

Offitel boekt tickets voor Natalia-concert van Rotary

Offitel boekt tickets voor Natalia-concert van Rotary

Rotary Tongeren organiseerde onlangs, in het kader van hun vijftigjarig bestaan, ‘Natalia in Concert' en schakelde Offitel in om de teleticketing te verzorgen. Rotary Tongeren bezorgde Offitel de toegangskaarten en Offitel regelde al de rest.

"Offitel nam de oproepen van de bellers aan, verstuurde de facturen en controleerde de betalingen," zegt Etienne Vandenrijdt van Rotary Tongeren. "Vervolgens stonden zij ook in voor de verzending van de tickets naar de concertgangers. Hoewel het concert niet volledig uitverkocht was, zijn we zeker tevreden over de inspanningen van Offitel. Al bij al dus een positieve balans," besluit hij.

 

Rotary Tongeren

Ideaal voor onze groepspraktijk

Ideaal voor onze groepspraktijk

Voor onze groepspraktijk is Offitel de juiste partner. Onze afspraken worden centraal bijgehouden. Een hele vooruitgang, want we worden tijdens onze consultaties niet meer opgehouden door de telefoon. Onze patiënten kunnen nu bovendien zelf afspraken boeken in onze online agenda. Al bij al een hele vooruitgang.

Uiteraard is zo’n omschakeling naar een externe partner een leerschool. We moeten zelf nog alerter zijn om alle boodschappen die Offitel noteert verder op te volgen. Na aanvraag kunnen we afgehandelde boodschappen nu ook markeren in het systeem, zodat we geen dubbel werk moeten doen.

 

Dr. Flor

Service & kwaliteit

Service & kwaliteit

Van zodra mijn toestel 5 keer gerinkeld heeft, neemt Offitel de telefoon over. Heel handig als ik huisbezoeken ga afleggen, of net een andere patiënt onderzoek in mijn kabinet. Uiterst handig, want zo heb ik geen secretaresse nodig.

Offitel kent mijn agenda en vult de leemtes op met afspraken via een internetapplicatie van de firma Sanmax. Ze weten wat ik wil en voeren dit ook met hart en ziel uit. Ik kan gerust stellen dat ik tevreden ben over hun service, inlevingsvermogen en het kwaliteitsniveau. Een aanrader.

Totaalpakket zonder zorgen

Totaalpakket zonder zorgen

The Entertainment Company, met hoofdzetel in Bocholt, is een organisator van concerten met nationale topvedetten als Clouseau, Natalia en Belle Perez. Om de verkoop van vaak duizenden tickets voor deze optredens in goede banen te leiden, doet The Entertainment Company beroep op Offitel.

"In feite verzorgt Offitel voor ons het hele ticketing-traject van a tot z," vertelt Kris Bloemen. "De medewerkers van Offitel beantwoorden de inkomende gesprekken, voeren alle klantgegevens in in een database, versturen vervolgens de tickets naar onze klanten, en zorgen ook nog voor de facturatie. Dat bespaart ons heel wat kopzorgen. Bovendien levert Offitel ook een heel goede dienst na verkoop. Zo zijn zij persoonlijk aanwezig op onze evenementen om eventuele vragen over de tickets te beantwoorden en ook om de telefonisch gereserveerde tickets die niet per post konden bezorgd worden, aan de kassa te overhandigen. Wij zijn dus absoluut tevreden over de dienstverlening van Offitel," besluit Kris Bloemen.

 

Kris Bloemen

Dankzij doorschakeling geen verloren contacten

Dankzij doorschakeling geen verloren contacten

Wat ooit begon als een tijdelijke permanentie om de afwezigheid door jaarlijks verlof op te vangen, is intussen uitgegroeid tot een structurele samenwerking... Mobisol, de leverancier van zonwering en raamdecoratie voor binnen- en buiten, schakelt tegenwoordig immers na kantooruren en tijdens het weekend de telefoon door naar het telesecretariaat van Offitel.

"Anders dan bij een antwoordapparaat, leidt nu iedere oproep van een klant of prospect tot een concreet en persoonlijk antwoord," zegt de tevreden zaakvoerder Robby Scheepers. Op de Rijksweg in Dilsen-Stokkem vind je de toonzaal en kantoren van Mobisol. "We verdelen alle mogelijke systemen voor zonwering, zowel voor buiten als binnen," vertelt Robby Scheepers. "Dat gaat van screens, luifels, rolluiken of terrasoverkappingen tot jaloezieën, lamellen, en rol- of vouwgordijnen. Daarenboven leveren we ook carports en garagepoorten. Een heel breed gamma dus."

Het succes van Mobisol is gebaseerd op de persoonlijke klantenservice. "In dat opzicht vind ik het heel belangrijk dat mensen die ons bellen niet tegen een antwoordapparaat moeten spreken. Een aantal van hen haakt nog liever in dan een boodschap achter te laten. Daarom neemt Offitel nu de telefoon op na sluitingstijd, en wordt iedere oproep dus klantvriendelijk en persoonlijk beantwoord."

Robby Scheepers: "Het is interessant dat Offitel ons vervolgens via e-mail een mooi overzichtje bezorgt van iedereen die heeft gebeld. Mensen die algemene inlichtingen willen, zoals de openingsuren van de toonzaal, moeten we zelf niet meer terugbellen. De anderen volgen we uiteraard zo snel mogelijk op. Onze contactpersonen waarderen dat enorm, en op die manier is de samenwerking met Offitel dus een goede investering."

Ze denken duidelijk mee met de klant

Ze denken duidelijk mee met de klant

Adverteerders die mikken op bouwers en verbouwers, kennen vast en zeker het boek Verstandig Bouwen en de portaalsite Livios. Hun eerste kennismaking met deze gespecialiseerde uitgaven wordt meestal verzorgd door Offitel. "Het callcenter maakt voor onze commerciële medewerkers de afspraken met potentiële adverteerders, en dat werkt uitstekend," zegt Nicole Vrancken van Verstandig Bouwen en Livios.

Verstandig Bouwen is bij iedereen met een baksteen in de maag gekend als een uniek naslagwerk voor bouwen en verbouwen. Het digitale platform met dezelfde specialisatie heet Livios. Beide media halen hun inkomsten uit de advertentieverkoop. "Onze reclame-adviseurs zijn actief in het hele land, en dus vaak onderweg. Daarom ontbreekt hen vaak de tijd om nieuwe contacten te leggen. Offitel neemt die taak van hen over. Op basis van een afgelijnd scenario boeken zij de agenda van onze verkopers vol met afspraken. De targets die tot dusver werden vooropgesteld, heeft Offitel gehaald. We zijn dus tevreden," aldus Nicole Vrancken.

Ook als het telefoontje niet direct leidt tot een afspraak, heeft Offitel goed werk geleverd. "Inderdaad, want op die manier worden de namen Verstandig Bouwen en Livios in de markt gezet. De naamsbekendheid verhogen is namelijk ook een doelstelling op zich." Wat Nicole Vrancken vooral kan bekoren, is dat Offitel meedenkt met de klant. "Als het voorgestelde scenario niet direct succes oplevert, zal men ons dat direct melden. Ze blijven dus niet bij de pakken zitten, en zullen samen met ons zoeken naar een formule die wel aanslaat. Dit is een toegevoegde waarde die wij zeker weten te waarderen."

24u op 24 bereikbaar

24u op 24 bereikbaar

Je bent met een patiënt bezig en intussen rinkelt voortdurend de telefoon. Dat is voor geen van de partijen voordelig. Daarom doe ik sinds half september 2008 beroep op de diensten van Offitel. Ik ben actief op zoek gegaan naar een bedrijf dat kwaliteitsvolle telefonische dienstverlening kan garanderen.

Offitel leidt mijn telefoonverkeer in goede banen. Wie mij persoonlijk wilt spreken, wordt doorverwezen naar mijn telefonisch spreekuur. Andere boodschappen worden netjes genoteerd door Offitel. Ik ben nu 24u op 24 bereikbaar en krijg toch de kans om zelf mijn dag in te delen. Een telesecretariaat is een handige oplossing voor een drukke solopraktijk. Ik hebt meer tijd beschikbaar voor mijn patiënten en dat kan de kwaliteit van de dienstverlening alleen maar ten goede komen.

 

Dr. Tobback

Op deze manier sparen we een secretaresse uit

Op deze manier sparen we een secretaresse uit

Lasertechniek nv is een dynamisch bedrijf uit Opglabbeek dat zich toelegt op de productie en verkoop van diverse laserapparaten en de uitvoering van talrijke lasertoepassingen. Om de personeelskosten binnen de perken te houden, schakelt Lasertechniek de telefoon zeer regelmatig door naar Offitel in plaats van iemand permanent aanwezig te houden.

Stichter en zaakvoerder Michiel Mirandolle van Lasertechniek: "Voor het uitvoeren van al deze activiteiten zijn we niet veel op kantoor aanwezig. Omdat we het persoonlijke contact met iedereen die ons belt belangrijk vinden, schakelen voor de permanentie Offitel in. Op die manier sparen we in feite een secretaresse uit, en kunnen wij ons zonder zorgen focussen op onze core-business."

Van begeleider tot zakenpartner

Van begeleider tot zakenpartner

Raar maar waar: precies 10 jaar geleden stond Offitel mee aan de wieg van het belettering- en signalisatiebedrijf Vegas uit Lummen, dat destijds de klanten, apparatuur en de stock overkocht van zaakvoerders Luc en Bart. Toen Vegas voor zijn nieuwe dienst Winfoscreen een callcenter nodig had, werden de banden met Offitel meteen opnieuw aangehaald. En zo komt het dat Offitel nu assisteert bij de prospectie voor Winfoscreen...

"De eerste contacten met Bart en Luc dateren van 1997, toen Vegas van start ging," weet Jos Cielen nog. "Zij waren niet louter de verkoper van het materiaal dat we nodig hadden, maar deden ook moeite om het bedrijfje mee op poten te zetten. Gaandeweg zijn die sterke banden gebleven, en zo wisten we direct waar we moesten aankloppen toen we het nieuwe product Winfoscreen wilden lanceren."

Winfoscreen is een geautomatiseerde presentatie-applicatie voor het aansturen van LCD-schermen. Je kunt er allerhande informatieve boodschappen op kwijt, en dit in een mooie, grafisch afgewerkte omgeving. "De eerste doelgroep voor Winfoscreen waren de immokantoren, en Offitel stond ons bij voor de telefonische opvolging van de eerste direct mailing. Zo konden we de reacties op het product peilen, en meteen ook concrete afspraken vastleggen voor een persoonlijke demonstratie. Geen sinecure, want op amper een week tijd moesten er 300 contacten worden gelegd. Dat bleek geen probleem voor Offitel... Meer nog, na de eerste dag lag er al een aardig lijstje met nuttige reacties en concrete afspraken op ons bureau! En ja, na een week hadden wij, dankzij de gedegen rapportering van Offitel, een duidelijk zicht op de impact van onze mailing, de behoefte van het doelpubliek én een aantal prospecten in de pijplijn... Een echte aanrader dus!"

 

Jos Cielen

Efficiënte planning tegen Mexicaanse griep

Efficiënte planning tegen Mexicaanse griep

Tijdens de opmars van de Mexicaanse griep heb ik samen met Offitel een tweede online agenda opgestart. Hierin werden exclusief afspraken geboekt voor mensen die zich tegen de Mexicaanse griep wilden laten vaccineren. Patiënten uit de zogenaamde risicogroepen moesten op korte tijd ingeënt worden en dat maakte een strikte planning noodzakelijk. Het was de eerste keer dat we op deze schaal moesten ingrijpen. Alles verliep efficiënt. De samenwerking met Offitel was hierbij zeker van toegevoegde waarde.

 

Dr. Scheveneels

Ik wil dit voor geen geld meer missen

Ik wil dit voor geen geld meer missen

Mijn afspraken worden allemaal door Offitel geregeld, zowel tijdens de kantooruren als daarbuiten. Voor de patiënten was het wel even wennen. Zij waren het gewoon om mij aan de lijn te krijgen. Die overgangsperiode was snel achter de rug en nu is iedereen vertrouwd met deze manier van werken. De keuze voor Offitel ervaar ik als een grote stap voorwaarts. Voor geen geld in de wereld wil ik terug naar de oude situatie, met een telefoon die de hele dag aan mijn oren rinkelt.

 

Oogarts Adank

Badkamer renoveren gebeurt nu automatisch

Badkamer renoveren gebeurt nu automatisch

Re-Bath in Aartselaar is een bedrijf dat gespecialiseerd is in het renoveren van badkamers, ventilatie en vochtbestrijding. Voor meer info of een afspraak bellen de klanten naar een 0800-nummer bij Offitel. “Een hele vooruitgang,” getuigt Seka Dobric van Re-Bath.

“We zochten naar een goede oplossing omdat de inkomende oproepen niet altijd gemakkelijk konden beantwoord worden,” legt Seka Dobric uit. “De vaste lijnen werden aanvankelijk doorverbonden naar ons mobiel toestel. Maar we zitten bijvoorbeeld vaak in de wagen, waar het moeilijk is om alle vragen te verstaan en te noteren. Vandaar dat we op zoek zijn gegaan naar een telesecretariaat.” En dat werd Offitel. “Inderdaad. Op elke reclame van ons staat een gratis 0800-nummer dat rechtstreeks uitkomt bij Offitel. Mensen bellen meestal voor een afspraak met onze vakmensen. Vervolgens worden de gegevens netjes in een database gestopt en rechtstreeks doorgestuurd naar de verantwoordelijke in de regio van de klant. Op die manier verloopt het hele verkoopsproces dus haast automatisch. Dat werkt heel goed, we zijn tevreden. Soms gebeurt het wel eens dat er iets wordt vergeten of dat het computersysteem eventjes hapert, maar Offitel reageert dan direct en helpt de problemen uit de wereld.”